Trelloの便利な使い方！タスク管理ツールの活用方法を事例付きで紹介！

毎日、会社の業務で一番気に掛けることは、やはり仕事の効率でしょうか。スキルももちろん大事ですが、チームで仕事（プロジェクト）を進めるには、各々がプロジェクトの進捗具合とタスクの手順を速やかに把握して、業務をこなしていかなければなりません。

これから紹介するタスク管理アプリ「Trello」は、「ふせんを貼る」「見る」　「はがす」「入れ替える」という”カード型データベース”のように、プロジェクトの進行具合を表示、確認、できるカンバン型タスク管理アプリです。

たとえば手帳で、仕事の手順を書くとします。順番の間違いに気づいても、書いた一覧を入れ替えることはできません。タスク管理ツール「Trello」なら、簡単にカードやリストを入れ替えることができ、修正も容易にできまです。

まるで壁に張ったチラシや付箋を移すように、たやすく移動することもできます。そのうえ無料で、利用することができリーズナブルです。「Trello」にはアップデート版（有料）も存在しますが、個人や少人数でしたら、無料版でじゅうぶん対応できます。

これから「Trello」の実用のための解説に入っていきますが、まずは「Trello」がどんなアプリなのか、どんな使い方をしたらいいのか、そしてインストール方法も順を追ってに解説していきます。

「カンバン型」というのは「看板」からきている形容で,ボード上に”項目ごと縦にカードを並べる一覧形式”が、一見「看板」が並んで見えるところから来ています。「Trello」は無料版と有料版がありますが、個人での利用や小人数の会社では、無料版で十分にタスク管理が可能です。

「Trello」はとにかく使い方が簡単で、”付箋（ふせん）”をボードに貼りつけ、自由に入れ替えることができます。「カード」という付箋にタスクを書き込み「リスト」という縦長のカンバンに張り付けて、作業の進捗具合を一目で確認することができます。

「Trello」はプロジェクトの進捗状況を、掲示板に見立てた「ボード」に、台紙に見立てた「リスト」を項目別に作り、タスク（各メンバーに割り当てられた仕事）を書いた、「カード」を貼り付ける掲示板のイメージです。プロジェクトの進捗状況や、タスクの内容を一目で把握することができます。

「Trello」を無料で使用できるサイトを下にリンクとして記載してあります。インストールの簡単な説明も下の見出し以降に記載しましたので、読まれて納得してから「クリック」してください。

以下のような流れになります。

1. インストールサイトをクリック
2. アカウント承認
3. 使用目的
4. 使い方レクチャー
5. 利用開始

①リンクサイトの「タスク管理ツールTrello」をクリックしますと、上の図になりますので、「アカウントを作成ー無料です！」をクリックしてください。

②いつものアカウント入力画面です。アカウントアレルギーでいつもうまくいかない人や、苦手な人はGoogleアカウントでログインするとよいでしょう。

アカウントが承認されますと、あなたのタスク管理の種類を選択できます。わからなければ適当な項目を選んでおくとよいでしょう。後でいかようにも変更できます。

③ここまでくれば大丈夫です。このあと簡単な使い方で”はじめの一歩”的な「リスト」と「カード」の説明がありその後、自由に使用できるようになります。

「Trello」は私のPC環境ではアイコンは作成されませんでした。ブラウズから「Trello」のウェブサイトにアクセスして「ログイン」するタイプのようです。本記事を一通り全部読んでから、上記のリンクサイト欄の「タスク管理Trello」をクリックしてください。

• 「Trello」の基本的な使い方は上の図のようにボードに「リスト」を配置して、リスト上で「カード」にタスクを書き込みます。カードはドラッグ＆ドロップでリスト間を自由に移動できます。

「ボード」は学校でいえば、ろうかの”掲示板”です。ボード上に”プロジェクトの内容”や”担当者””成果”をプロジェクトメンバーが視覚的に理解できるよう配置します。そして「ボード」上段のメニューバーより”パワーアップの追加”や”メンバーの追加”などカスタマイズできます。

• ボードの追加
• リストの追加
• ボード壁紙の変更
• メンバーの招待（追加）削除
• 別のボードの呼び出し、切り替え
• パワーアップ機能の追加

次は「リスト」の配置を行います。デフォルトでは三個のリストが作成されていますが、もちろん何個でも作れ、並べ替えも自由に行えます。実はリストの作り方（名前のつけかた）でボードでのタスク管理の骨子が決まります。

例をあげると、●時系列順に「進捗度合い別のリスト」を作成し、プロジェクトの進行具合を一見しただけで、分かるように表示させます●担当者別にリストをつくり各メンバーの抱えているタスクの量、種類を表示させます。大きく分けるとこの二種類に大別されるようです。

上記に示した「担当者別リスト」では、ボードにプロジェクトに参加するメンバーごとに、カードに記載されたタスクが割り振られていて、メンバーの誰がどのタスクをしているか、一見して分かるようになっています。

そして「カード」には個別のタスク（仕事）を書き込みます。「進捗度合い別リスト」では終了したり、条件を満たしたカードは該当するリストに移します。「担当者別リスト」の場合は「完了リスト」に移し終了とします。。

Trelloの「カード」では視覚的に属性を識別するためにラベルを貼り付けられます、ラベルは何個でも貼ることができ、属性が重複しても一目で識別することができます。その他「カード」をクリックするとポップアップにいろいろなメニューがあり、加工できます。

カードはコメントだけでなく多くの情報を付帯させられます。

「Trello」の基本的アイテムとして「ボード」「リスト」「カード」「ラベル」を紹介してきましたが、「Trello」にはもうひとつ「拡張機能」として追加できるアイテムが多数用意されています。無料版では”一つのボードに一個”の「パワーアップ」アイテムを選択できます。

上記の図がパワーアップで選択したカレンダーです。カレンダーの他にもたくさん（20以上）の拡張機能が用意されて、そのなかには「Googleドライブ」も含まれてクラウドストレージとも連携できます。

個人でTrelloを使用する場合、スケジュールツールとしての利用が多いのではないでしょうか、スケジュール管理のツールに必要な機能をTrelloは、すべて持ち合わせています。

• 日常の予定（スマホにも同じアカウントでインストールしておく）
• 在宅ワークでのタスク管理
• 受験勉強の予定、科目ごとの進捗管理
• 趣味～例（料理のレシピ、食材の在庫、買い出し）
• 日記

個人でタスク管理ツールを利用する場合、上記のように「TODO(予定)」「DOING(作業目標)」「DONE(完了)」のような「進捗度合い別リスト型」にユーザーが改良を加えて使用することが多いようです。

• 「カード」の移動

リストを見直してタスク（カードに記載）のひとつが不適切なリストに貼り付けてあるので移動します。

「アセンブラ」のカードをドラッグします。

適切なリストにカードをドラッグしていきます。

ドロップしてカードの移動が完了しました。

チーム単位のプロジェクトの管理をTrelloを、ツールとして使用するケースでは、「担当者別リスト型」のボードを設計する方が、メンバーへのタスクの割り振りがしやすく、多くの場合この方法が採用されているようです。

下図に掲げたボードはビジネス版（有料）でさらに多機能になります。カードがラベル機能で色がついていますが、無料版では小さなラベルが貼れるにとどまります。

上記の図ではボードいっぱいにリストとカードが埋められています、内容からするとウェブサイトの運営に携わっている方でしょうか、タスク管理ツールTrelloの機能をフルに活用されています。

• 無料版、有料版の機能の比較

参考までに無料版と有料版の機能の比較の一覧を貼り付けました。

「Trello」のインストールおよび使用法の解説はこれで終了します。Trelloの機能全ての紹介はできませんでしたが、基本的な扱い方はこの記事にじゅうぶん記載してあります。ぜひ本記事を熟読していただき、日々のタスク管理に「Trello」をご活用ください。