LINE WORKS(ラインワークス)の便利な使い方13選！ビジネスで活用するには？

LINE WORKSとは、2017年2月からLINEがリリースしているビジネス用LINEです。機能的にはグループウェアと呼ぶべきシステムで、ビジネスや趣味など、特定のグループ内において情報を共有したり連絡を取り合ったりするのに大変便利なソフトです。

LINE WORKSでは、チャットやメール機能、掲示板やビデオ通話機能、予定表やタスク管理、共有のストレージ等があり、一つのプロジェクトに参加する人達が仕事を共有するのに大変便利です。また、LINE WORKSにはアンケート機能もあることから、様々な情報の収集にも役立ちます。

LINE WORKSを使えば、直接顔を合わせたり、同じ場所にいなくとも仕事の内容を共有したり管理したりすることが出来ます。

LINEと言えば、今ではチャットツールの代表の感があります。実際、公私にわたってLINEを活用している人も多いことでしょう。スマホは苦手だけれど、LINEなら使い方を知っているという話も聞きます。

そんな人達にとって、LINE WORKSのチャットツールは使いやすいでしょう。見た目もLINEの様な感じですから、取っ付きにくいこともないです。

年配でグループウェアに抵抗のある人でも、LINEが入り口なら使い方を含めて意外とスムーズに参加してくれるかもしれません。まずはLINEと基本的に同じ使い方から入門すれば、意外とすんなりとグループウェアを使ってくれるでしょう。

LINE WORKSの便利な点の一つは、多くの基本的な機能がスマホだけで使いこなせる点です。そのため、外出先などでアクセスするのも簡単ですし、いちいちパソコンを立ち上げずとも対処できますから、気がついた時や思いついた時に直ぐに仕事ができるのです。

閃いたり、急に思いついたりと、ビジネスチャンスやアイデアに時間や場所の制約はありません。知りたい時に直ぐ確認する、思いついた時に直ぐ連絡する等々、その場その場で仕事が出来れば、効率は良くなるでしょう。日常の業務の中の無駄な時間を大幅に削減することに繋がります。

LINE WORKSは、パソコン、スマホ、タブレットと、いろいろな端末にソフトやアプリが提供されています。それらのソフトは基本は無料でダウンロードできますから、ユーザー登録が終わればすぐに機能を使うことが出来ます。

ただ、LINE WORKSを使うには組織として登録をしなければなりませんが、コースが幾つにも分かれていますので、自身にあったサービスを選択する必要があります。

LINE WORKSには14種類の便利な機能が用意されています。料金によって使用できるサービスが分かれています。

プランは4種類となります。

• 無料
• ライト
• ベーシック
• プレミアム

各プランの料金は以下の通りとなります。1ユーザーにつき下記の料金が発生します。

LINE WORKSには大きく分けて13の機能がありますが、各プランによって対応する機能に違いがあります。各機能ごとの使い方を紹介していきます。

始めに、LINE WORKSを使う上で基本的な操作である、登録(追加)とトーク、掲示板の使い方を説明します。これらは基本中の基本の使い方となります。無料のプランでも使えますから、LINE WORKSの便利さを試してみることも可能です。

LINE WORKSを始めるにあたっては、まず最初に企業･グループによる登録と、管理者の設定が必要となります。こちらを設定し、その上でユーザーを登録することとなります。

LINE WORKSのアカウントを取得する際にプランを選択します。プランは後から変更することも可能ですが、十分に検討した上で決めましょう。

組織･法人の登録が終わりましたら、まずは登録した人が管理者となります。当然1人しかいませんから、次に参加者を登録します。登録は管理者画面を選ぶと「メンバー」の一覧となります。そこで、画面右上の「＋」をクリックすれば「メンバーの追加」画面となります。

使い方は、ここで基本情報として「姓」「名」「ID」を入力します。パスワードは、自動化直接入力を選べます。作成されたデータはメールやLINE等で先方に送りましょう。

また、希望者をLINEやメッセージで募集する使い方もあります。招待者にメッセージを送り、返事が来たら承認をするという作業がありますが、選択して承認するだけなので、面倒はないでしょう。

方法は、メニューを選ぶと「新規メンバー招待」がありますから、それをクリックすると様々な方法で先方に招待用リンクとパスワードを送ることが出来ます。

LINE WORKSのトークの特徴は、何と言ってもLINEと同じように使えることでしょう。さらに、スタンプ類も共通で使えるため、使い慣れた方にすれば違和感なく使えることでしょう。

また、LINEの特徴である「既読」の表示がされるため、多くのグループチャットで先方が読んだかどうかが確認出来ないのに対し、LINE同様に相手が読んでいることを確認出来るのは最も便利な点でしょう。

ただし、複数の相手に送った場合は、読んだ人数しか判りません。誰が読んだかまでは確認出来ませんので気をつけて下さい。

トーク画面の使い方はLINEと同じです。グループを作ってそこに送ることも可能ですし、スタンプを送ることも可能です。写真等についてもLINE同様に送信できます。

画面のデザインが少し違うため、最初は戸惑うかもしれませんが、使い方は同じですから、違和感はすぐ無くなるでしょう。

LINE WORKSのトーク画面で特別な機能として、通訳機能があります。こちらのサービスも無料で使えます。

使い方はトーク画面の設定で、メニューを選ぶと「通訳OFF」となっていますので、これを選択して「ON」に切り替えます。言語を選択することも出来ますが、「マルチ」に設定しておけば大丈夫です。

送られてきた英文を自動的に日本語に翻訳して表示してくれます。これはグループチャットの全員に適用されますので、1人が「ON」にすると、みな同じ画面が表示されるようになります。

LINE WORKSを立ち上げた時に表示されるホーム画面は、掲示板としての機能を持っています。掲示板ですから、新たな情報や連絡を載せれば、基本的には自動的に古い情報は見えなくなってしまいますが、設定を操作することにより、常時掲示したり、常にトップに表示したりすることも出来ます。

大勢で情報を共有する場合に、掲示板は大変有効な方法だけに、その掲示板の掲載順等も変更できるのは、グループウェアとして大変便利な機能です。

また、掲載期間を調整することも可能ですし、掲載順の期間まで設定できます。読ませたい相手(グループ)の設定も出来ることから、実際の掲示板では出来ないような細やかな掲示が出来るのも、LINE WORKSの掲示板の特徴です。

LINEらしく、掲示の既読状況もある程度把握できるようになっており、掲示板と言うより回覧板としての機能が強いとも言えます。

掲示対象者を選ぶことも可能ですから、他者に知られたくないような重要事項を掲示することも可能となっています。勿論、それらの掲示にも期間や重要度を設定できますから、トークやメールだけでは不安な時、LINE WORKSを起動すれば目に入る可能性の高い掲示板を利用するのは効果的でしょう。

また、ファイルの添付も可能ですから、重要なファイルの共有にも使えます。共有ファイルの場合は、リンクを掲載しての共有も可能ですので、後述の「バージョン管理」をするファイルの共有にも力を発揮することでしょう。

なお、お気に入り登録機能もありますから、必要な掲示を何時でも呼び出すことが可能です。使い道はいくらでもありそうです。

次に、LINE WORKSをグループウェアとして使うのに、便利な使い方をご紹介します。これらの機能を使うことにより、大勢の仲間と情報を共有したりする事ができます。

ここで紹介する機能も無料のフリープランを始め、全てのプランで使える機能の使い方です。

大勢の人間が仕事をしていく時、重要な事というとそれぞれのスケジュール管理です。誰が休暇を取っているのか、出張している人はいないか、別のプロジェクトに関わっていないか、それらの情報を共有しておかないと、いざというときに仕事を頼めなかったり、顔を合わせての打合せが出来なくなったりします。

LINE WORKSにも基本的な機能であるカレンダー機能が標準で実装されているため、無料で使うグループでもその恩恵にあずかることが出来ます。

カレンダーでのスケジュールは基本的な使い方になります。難しく考えずとも、自分自身の予定をカレンダーに入力しておけば、職場の仲間やプロジェクトのメンバーが予定を確認してくれます。

仕事をする上で対象となる相手がどのような業務に携わっているのか、どのような行動をしているのかを調べるのは重要ですが、それをいちいち担当者同士でチャットなどでやり取りをするよりは、事前に公表しておけば無駄な仕事を減らすことが出来ます。

業務にもよりますし、部署が違う人と仕事をする場合など、出勤･休暇･来客･出張等々の基本的な情報が把握できないと、予定も立てられないことは社会人としては当然知っておくべき事です。

また、学生であったとしても、互いの状況を常に把握できるようになっている方が予定を立てる上では必要でしょう。

カレンダーへの入力は難しいことはありません。一般的な予定表と同様に内容と時間を入力し、必要とあれば場所(若しくは出張先)や同行者･同席者を入力します。会議等を行うなら、使用施設の登録も出来ます。

また、リマインダーを設定することにより、時間前に予定を知らせてくれたり、予定のカテゴリーを登録することによって、自身でスケジュールの整理という使い方もできます。

カレンダーから、プロジェクトや部署関係者に予定を入れることも可能です。よくある例としては、会議や打合せの予定を押さえること。場合によっては、飲み会などの予定を押さえる時にも便利です。

利用者がキチンと予定を入力してあれば、該当者の空き時間も調べることが可能ですので、忙しいメンバーの空き時間をカレンダーから探し出し、会議等を提案することも可能になります。グループウェアの基本的な使い方ですが、使いこなせればとても便利です。

これらの機能が無料のプランにも提供されているのはとても有り難いです。

参加者からアンケートを集めることも可能です。投票や日程調整と言ったことが出来ます。気軽に作成出来ますので、仕事以外にもプライベートに使う事も可能です。

大勢の仲間とコミュニケーションをとりたくとも、いちいち顔をつきあわせたり、トークであれこれ相談するよりも、アンケートを有効に使った方が時間も手間も短縮できることでしょう。

大勢の人の意見をとりまとめて業務の方向性を決めていくのは、なかなか大変な作業です。勿論、会議等でみんなの意見を取り入れた上で話をまとめる方が早く確実なこともあります。

しかし、簡単な意見の聴取や、LINEや電話を使って返事を集め、それを纏めるだけの簡便な仕事であれば、いちいち仲間にコンタクトを取る方が大変な手間がかかります。集める方も聞かれる方も忙しくて情報が共有しづらい場合もあるでしょう。

そんな時、アンケート機能を使えば、気軽に大勢の意見を集めることが可能です。是非とも有効活用して下さい。

グループウェアでは珍しい部類の機能もあります。LINEへの連携については、LINEらしい機能というところですが、Bot機能はあまり見かけない機能でしょう。TwitterではBotは自動で返信してくれる機能ですが、これをグループウェアで使用するというのは珍しいでしょう。

また、昨今関心が高まる震災への備えとして、安否確認というのも面白い機能かもしれません。これらの機能も、無料のプランから使う事が出来ます。

LINE WORKSの利点の一つに、多くの人が利用しているLINEと繋がることが出来るという機能があります。年配の方でもLINEを使う人は多いですから、日頃使い慣れたLINEと連携するとなると、パソコンやスマホを使う事に消極的な方でも、使い易く感じることでしょう。

LINE WORKSでは、初期設定では内部でのトークにLINEのようなチャットは出来ますが、外部との連携は許可されていません。外部のLINE WORKSやLINEと連携するためには、管理者画面から設定を変更する必要があります。

管理者が、管理画面にログインをし、メニューから「サービス」を選びます。その後、「外部トーク連携」から「LINE」若しくは「LINE WORKS」とそれぞれに連携を設定します。設定が有効になれば、「利用メンバー管理」という項目が表示されますので、そこから連携を許可するメンバーを登録します。

なお、外部のLINE WORKSと連携するためには、相手のLINE WORKSでも外部連携を許可しておく必要があります。外部のLINE WORKSユーザーを登録するためには、招待用リンクか、ID検索、若しくはQRコードの読み込みを利用して追加できます。

また、LINE WORKSからはLINEユーザーを追加できませんので、LINEユーザーと連携する場合は、相手方のLINEにLINE WORKSのIDを友達として追加してもらう必要があります。
 

LINEを使ったことのある人は大勢おり、それ故にLINEや外部のLINE WORKSと連携できるというのは圧倒的な強みです。LINEの使い方ならば直感的にも判りますし、日頃使う機会も多いでしょうから、初めての人でもLINE WORKSに対する「怖れ」は少ないことでしょう。

また、外部からLINE WORKSに連絡を取る使い方もLINEと同じであれば、パソコンを一々立ち上げたり、スマホからメールを打つより、外部からの連絡が入り易くなることから、顧客等との連絡にも有利となるでしょう。

これらも無料のフリープランで使えますから、気になる方はじっくりと使い込むと良いでしょう。

Bot機能というのは、AIが自動で処理を代行してくれる機能ですが、身近なところではTwitterのチャットBotが有名です。しかし、それ以外にもBotとは呼ばれていませんが、有名なものがあります。iPhoneのSiriに代表されるAIアシスタントが一種のBotで、音声による指示に対して操作を代行してくれます。

LINE WORKSにおいても、Bot機能が搭載されています。ただし、残念ながらLINE WORKSのみではBotとしての機能はなく、あくまでもBotを使えるようにするのが、現在LINE WORKSに搭載されている機能です。

例えば、ヤマト運輸のLINEでは、再配達の手配などをLINEでのやり取りの中から実施することが出来ます。これなどはBot機能を使った技術ですが、LINE WORKSにおいても似たような機能を持たせることが可能なのです。

LINEにおいてはこのBot機能を使うためにはLINEに「公式アカウント」として登録し、且つユーザー全体に向けて提供する必要があります。しかし、LINE WORKSでは契約した組織として登録するだけで良く、当然社内やグループ向けの機能に特化される事になります。
 
LINE WORKSのBot機能を上手く使えば、社内システムや外部サービスの利用が出来るようになります。例えば、社内の会議室等の施設利用の予約などにも使えます。
 

簡単な使い方としては、自動でメッセージの送信が出来ますので、問い合わせに対する機械的な応答などがあります。

管理者として、サードパーティーのBot開発業者と契約すれば、グループ全員がBotを使えるようになっていますので、自社･自グループに必要な機能を見つけて自動応答や自動操作の機能を実装しては如何でしょうか。

近年は地震等の震災もさることながら、天候悪化による生命への危機が身近になっています。そんな時、キャリアでも安否確認の手段が幾つも提供されていますが、LINE WORKSでも独自の安否確認の手段を設けています。

職場などで使っているなら、社員の安否を確かめるにはうってつけの機能と言えるでしょう。

LINE WORKSの安否確認は、Bot機能を利用した自動サービスです。サービスを利用すると全加入者への一斉送信と、その返答の自動集計まで行ってくれます。

大規模災害等で諸々の対応に追われる時には有り難い機能です。

グループウェアでの長所に連絡先の共有機能があります。また、当然ながらLINE WORKSを使うにあたっては誰がどのようにアクセスし、情報を利用しているかを確認するのも重要な機能です。その機能は無料プランでも利用できますが、それらを説明していきます。

大きな職場になればなるほど、様々な部署に分かれていると、横の連絡というのは疎遠になりやすくなります。そのため、新たな交友関係を構築する時、すでに誰かが持っている人脈があるにもかかわらず、遠回りをしたりして無駄足を踏むことがあります。

そんな時、何処の組織や会社と繋がりがあり、自組織とどのような取引があるのかが事前にわかれば大変便利です。事前に社内でアドレス帳の登録についてルールを作っておけば、大量のアドレスの中から必要な情報を探し出せることでしょう。

LINE WORKSのアドレス帳は、共有とプライベートのアドレス帳に分けることが出来ます。ですから、個人的なものや、社内でも秘しておきたいアドレスについては隠すことも可能です。

アドレス帳ですから、会社名をいれておけば会社単位で管理することが可能です。また、グループ分けも可能ですから、業務目的別にグループを作成しておけば、そこから会社単位で人を探すことにも役立ちます。

何事もそうですが、情報はまとまって初めて効果が出ることがあります。個人や、数人のグループの情報より、部署や会社単位でのアドレスをまとめれば、思わぬ人脈を作り出せるかもしれません。

組織の管理について、LINE WORKSの強みの一つに多くのグループを作成出来ることがあります。大きな組織で様々なグループや団体が同時に作業を進める際に、これらを管理するのはとても重要です。

LINE WORKSではパソコンだけでなく、スマートフォンなどからも管理を行うことが出来るので、必要な時に必要な操作が可能となりますので、迅速な対応が期待できます。　

 

組織の管理には、対象内の人々が適切にLINE WORKSを使えるよう、利用できるサービスの種類や、ファイル形式の利用などを細かに制限するのが安全です。管理者の作業としては大変な仕事になってしまいますが、それをサポートする人員も配置できるため、ルールが明確にされていれば、より便利になるでしょう。

管理というとおっかないイメージがついて回りますが、組織としてグループウェアを運営していく以上、少々細かくとも管理設定をキチンとしておいた方が、後々スムーズな業務に繋がることでしょう。

LINE WORKSには無料を含めて4つのプランがあり、各プランによって出来ることが違うのは前述の通りです。その中で、ベーシックとプレミアムプランで使える便利な機能をご紹介します。

両プランにある機能があれば、LINE WORKSのグループウェアとしての性能は必要十分だと言えます。

Driveとは外部ストレージ、クラウドストレージの事です。個人でデータやファイルのバックアップ代わりに使う事も出来ますが、折角大勢の仲間と一緒に使う訳ですから、共同で開発するプログラムや、膨大なデータ処理用に共有するのが有効的でしょう

Driveにはフォルダを共有する機能もあるため、ファイル単体での共有ではなく、まとめて資料やデータを共有することも可能です。プロジェクト立ち上げにあたっての関係資料の共有や、業務上に必要な多くの情報を共有するにあたり、このフォルダ共有の機能は便利です。

また、個人でもなかなか追い切れないファイルの管理に、バージョン管理があります。Driveではファイルの閲覧だけでなく、バージョン管理も行えますから、開発･作成中の資料においても、バージョンを追いかけることが可能です。

Driveの機能として便利に使えるのは、共有したファイルへのリンクに有効期限を設けることが出来ます。これにより、不用意にアクセスを許可し続けるリスクを減らすことが出来ます。

また、共有したリンクの削除などの操作が一覧からできるため、管理者として多くのファイルを扱う時に大変助かることでしょう。

ファイル共有がずっと楽になり、安全性も高まることでしょう。

こちらもLINE WORKSでは特定のプラン向けの機能となります。メール機能自体は、ありふれた機能であり、どうしてこちらの機能が特別なサービス扱いとなるのか、意外に感じるかもしれません。

実は、通常のメールでは対応出来ない、高機能がLINE WORKSのメール機能には実装されているのです。

リマインダー機能やメールの既読確認は一部のメールソフトで対応していますが、添付ファイルの扱いやメールの取り消しが出来るのは珍しい機能でしょう。

たとえば、添付できる最大ファイルサイズを設定することにより、指定したサイズ以上の添付ファイルを受信者側が開けないようにする機能です。送信できなくなる機能は見かけますが、送信は出来ても開けないというのは珍しいでしょう。

これにより、外部に添付ファイルを誤送信しても、受信者が開けないという事が出来るので、機密漏洩防止の一つの手段として使えます。

また、同一ドメイン内に限ってと条件がつきますが、送信したメールを取り消すことも可能です。送信した後にミスに気づいた時や、間違って違う相手に送信した時、メール自体を取り消せるのは、限定されるとは言え便利な機能です。

もっとも、既読のメールは取り消しは出来ませんから、誤送信には呉々も気をつけた方が良いでしょう。

メールソフトによっては、既読メールの確認を返信する機能を持っているものもありますが、基本的にメールは読まれたかどうかは判りません（だから、一昔前はネチケットとして返信が推奨されていました)。

LINEの会社だけあって、同様にLINE WORKSのメールには既読マークが付きます。

LINEでは既読が付きながら返事が来ないという「既読無視」というトラブルがあるとは言いますが、ビジネスにおいてはメールが先方に届いたかどうか、それが読まれたかどうかは円滑に仕事を進める上でも必要な情報ですから、有り難い機能と言えるでしょう。

高機能なLINE WORKSですが、意外なことにリマインダーがありません。代わりにタスク管理という機能がありますが、プライベートで使うにはメールをリマインダー代わりに使う方が簡単で気楽かもしれません。

タスク管理よりもメールの方が使う機会は多いでしょうから、こちらを使って忘れ物やうっかりミスを防ぐのには便利でしょう。

アーカイブの機能はプレミアムプランにのみ設定された機能です。

この機能は、LINE WORKS上で行われたトークや掲示板、保存されたファイルの記録を行うもので、指定等の作業が必要となりますが、消去されたファイルを記録しておいたりすることも出来ます。

これにより、後々何かトラブルが発生した時など、その原因を探ったり、場合によっては特定をするのに役立つこととなります。

トークや掲示板などのデータは10年にわたって保管されていますから、よほど重大な問題でも起きない限り、原因や理由を確認することが可能でしょう。

これまで見てきたように、LINE WORKSはグループウェアとしても大変高機能で、日々のビジネスをサポートしてくれる。特に、プロジェクトの構成員 が頻繁に出かけたり、別の部署に別れていたりした時、情報の共有という最も基本的な事をサポートする機能は優れています。

使用にあたっては、使い続けられる無料プランもありますが、上位のプランにもトライアルが用意されているので、期間は限られますが無料で様々な機能を試すことも可能です。

グループウェアというとパソコン上で使うものが多かっただけに、スマホでもパソコンと同じような使い方が出来るLINE WORKSは、外出の多いビジネスマンには大変有益なツールとなるでしょう。