ChatWork(チャットワーク)の使い方まとめ！基本機能や応用的な使い方は？

ChatWork(チャットワーク)とは、クラウド型ビジネスチャットツールです。ビジネスにおいて会社内や会社外でのチャットや通話、グループ会議などChatWorkを使っている人も少なくありません。会議の資料や自分の作った書類などをタスク化できる機能もあり、日本だけではなく海外でも業界問わず幅広く使用されています。

ChatWorkを導入した企業や個人で使用しているフリーランスの方まで業種は問わず使われているのがChatWorkです。

90年代から徐々に発達してきた電子機器類は今では数えきれないほどの種類でスマホやタブレット、パソコンが1年を待たずして色々な機能を兼ね備えた近未来的な製品が登場している中で会社内外でのメールのやり取りが多かった企業は今では様々なビジネスツールを使い、日本のみならず海外でも様々なビジネスツールが使われています。

仕事をする時はパソコンを使いながらもスマホやタブレットで資料を見たり、保険の契約など様々あるが、重要な個人情報に関しても電子化できるという特性を生かし日々当然のように使われている。小学校や塾でもタブレットを用いて勉強し、徐々にペーパレス化が進んできております。

文庫本や漫画でも電子書籍化されChatWork内でもPDFや画像、ドキュメント等を送受信することができます。また自分が会社内外で行う事柄を簡単にタスク化することもできる他にタスク化した事柄を会社内でも共有することができます。

個別チャット、グループチャット、タスク管理、送信したメッセージの編集や削除、また通知機能などChatWork(チャットワーク)には様々な機能が付いています。またファイルの共有や検索機能、音声通話やビデオ通話する際に画面を共有できるので、常に皆が最新の情報を共有し、会議をする時などに大活躍すること間違いありません。

その他の機能をとして音声を録音しその録音データを送信することもできますし、今自分のいる場所をGPSを使い、位置情報を共有することもできます。添付ファイルの種類は多岐にわたり、Ward、Excel、,PDFなど様々なファイルを送ることができるのでChatWorkならではの利便性と言えるでしょう。

また公式サイトでは企業向け、個人向けのプランも充実しており、PDF化された資料のダウンロードをパソコンのみならずメールアドレスがあればスマホやタブレットでも詳しい内容を見ることができますし、セミナーなども開催されています。今ではフリーランスで活躍する社会人や大学生も多く、フリーランスでも使えるプランもありネットの中でビジネスをすることも簡単になりました。

SNSをやっている方でもいろんな起業家やフリーランスがいる中でChatWorkを使い、なおかつSNSも活用して宣伝していくと共に人脈も広がりますので、今のネットビジネスでは多いようです。SNSでChatWorkのコンタクトを増やしていくこともできますし、色々な方と知り合うこともできますので仕事をする際にはChatWorkを利用しながら、たくさんの方と気軽に繋がれるビジネスツールがChatWorkの強みでもあります。

ChatWorkを使うことでペーパレスに繋がり、まだ会社全体でペーパレス化している企業も少ない中でChatWorkを使ってペーパレス化できる所はペーパレス化することによって諸費用を大幅に削減することができます。デバイスはスマホのみならずタブレットやパソコンなどアプリを表示することも出来てなおかつプラウザでの表示も可能である所がチャットワークを使用する一番の魅力でもあります。

Google Chromeを使えば、アカウントがGoogleであれば2つとも表示することができます。色々なチャットツールがある中でLINEやカカオトークなど今では老若男女使っているアプリですがChatWorkはその中でもビジネスに特化した最強のビジネスツールアプリと言えるでしょう。

ChatWork(チャットワーク)の登録する方法とは何かというとまずChatWorkを使うには、登録が必要になります。プラウザからでもスマホやタブレットからであればアプリをダウンロードしてから新規登録画面へと進みます。メールアドレスを入力し、ChatWorkから確認メールが届きます。パソコンでの登録の場合には下の方にURLが貼り付けてありますのでそちらからでも登録することができます。

今回はタブレットからの登録方法を一緒に見ていきましょう。

確認メールが届いたら、アカウントのパスワードを設定しましょう。パスワードが決まりログインできたらChatWork(チャットワーク)を使う上で一番重要なChatWorkIDとプロフィールを作っていきましょう。ChatWorkIDは後から変更することもできますが、これから使っていくIDになりますので後からIDを変えるのは避けておきましょう。パスワードは定期的に変えることが必須になってくるでしょう。

次はアプリでの設定を行いましょう。設定する項目としてはプッシュ機能、メール通知機能、ChatWork Live機能、Touch IDとパスコードの設定を上から下へとしていきましょう。通知許可、プッシュの許可などアプリによっては最初にアプリを起動した時点で出てくることが多いのです.

ChatWorkアプリでは機種によっても違いますが出てこないのこともあるのでプッシュ通知などの設定は必ず行いましょう。

ChatWork(チャットワーク)のプッシュ機能とはスマホやタブレットでプッシュ機能をオンにしておくことでロック画面に表示されますので必ずオンにしておきましょう。オフにしてしまいますと通知が来ないので、チャットが来ても通知されませんのでご注意ください。

ChatWork(チャットワーク)のメール通知機能とは登録したメールアドレスに一定時間既読になっていないチャットを未読ですと教えてくれる機能です。必要がない場合はオフにしておきましょう。メール通知はこのグループだけメール通知を行わないという設定はできませんのであくまでもメール通知が必要か不必要かが問題になってきます。

ChatWork(チャットワーク)最大の魅力でもあるChatWork Live機能とは音声通話、ビデオ通話、画面共有する時に使います。LINEなどでは電話のマークがありますがChatWorkで音声通話、ビデオ通話する場合はビデオマークを使用しましょう。

Touch IDとパスコードとは、設定でTouch IDを設定すれば自分の指紋でアカウントにログインすることができます。会社やプライベートでもTouch IDを使った方がプライバシーも守られるので安心して使用することができますが、パスコードは4桁の数字を組み合わせて作りますが安全対策として誕生日などわかりやすい数字はやめておきましょう。

パスコードも定期的に変えるのが良いでしょう。また、パスコードは3回間違えてしまうと自動的にログアウトされてしまいますので注意しましょう。

ChatWorkでは連絡先からの追加やChatWorkIDを使用して検索することができます。自分のIDを知りたい場合は設定の所でも見ることは可能ですがコンタクトから自分のIDを見た方がわかりやすいでしょう。また他者に教える場合はChatWorkIDを伝えるをタップしコピーすると自分のChatWorkIDのついたURLが表示されますので会社内外でも利用してみましょう。

メモなどに予めChatWorkIDとURLをコピーしておけばさらに効率的に相手側のコンタクトに伝えやすくなるでしょう。

ChatWorkでの利用料金は基本無料でもできますが、フリープラン、パーソナルプラン、ビジネスプラン、エンタープライズプランと4つに分かれます。月額料金や使える項目も少々変わりますので順に見ていきましょう。

有料プランとは、大きく3つに分けられていますが一つ一つ見ていきましょう。チャットワークではパーソナル、ビジネス、エンタープライズとプランが分かれているのですが、会社などで使用している場合だと会社側での支払いになることもありますが自分がどのプランなのか確認してみましょう。

パーソナルプランとは、月額400円で容量は3つのプランと変わらず10GBですがグループチャットは無期限で作ることができます。他に広告の非表示にすることができます。ビジネスプランとは、月額500円で容量はこちらも変わらず10GBとなります。月額400円と500円で何が違うかと申しますと、広告の非表示はもちろんですが、ユーザー管理ができるようになります。

エンタープライズプランとは、月額800円でチャットワーク全ての機能が使えるようになります。専用URL機能や社外ユーザー制限など細かな設定ができるようになりますが、上級者向けのプランになります。ビジネスプランとエンタープライズプランに入るには少なくても5ユーザーいなくては元手が高くなります。

5ユーザー居なくても使えないことはありませんが月額×5人分ですので選ぶ際は慎重に選択してください。フリーランスの方は価格的にも安いですしグループチャットや通話等も無制限ですのでパーソナルプランに入ることをお勧めします。

ChatWorkの登録やプランをここまでご紹介してきました。ここで登録したけど使い方がよくわからない方への簡単な使い方を紹介していきます。今の時代、サラリーマンやフリーランスで活動されている方も増えてきています。初心者の方も上級者の方もしっかりと使い方を学び、復習も兼ねて見ていきましょう。

ChatWorkで一番最初に登録した時にマイチャットと出ていますがマイチャットとは自分だけが閲覧することのできますので自分の考えたことや画像などを保存するときに便利です。マイチャットでもタスクを作ることができますので色々なアプリがある中でもChatWorkが主でチャット等を使用しているのであればChatWork(チャットワーク)で管理したほうが良いでしょう。

朝のミーティングをタスク化したり、メモしたり会議の内容を録音したりとマイチャットはよく使う項目なのでピン止めしておきましょう。

タスクとは業務内容によっても違いは出てきますが、誰が、何を、いつまで行うのかを設定することができます。仕事上では必要不可欠な機能です。タスクの種類としてタスクワークとはタスク作業を主に行う仕事の事であり、ルーチンタスクとは日々のルーチンで行うタスクの事です。そしてタスクチームとは、特別なタスクをこなすために編成されたチームという意味になります。

その他にはタスクフォースやタスクマネジメントといった言葉も存在しますが、自分なりに整理してタスク化していきましょう。

コンタクトとは、ChatWorkIDを持っているユーザーのことを指します。コンタクトを追加する場合はメールでの招待か、ChatWorkIDを知っているもしくは教えてもらい追加しましょう。複数でる場合もあるのでChatWorkIDを確認して相手にも再度このコンタクトで良いのか確認してから追加しましょう。自分の使っているアドレス帳からも追加、招待することも可能です。

今のスマホやタブレットのアプリではありますが名刺アプリを使うことで会社外の名刺を持ち歩く人は少なくなりました。名刺も電子化され、ついには名刺を連絡先に自動で登録してくれるアプリ、名刺自体をスマホなどで交換する時代になりました。コンタクトする際に一言声をかけておくことで簡単にChatWorkでのやり取りが可能になるはずです。

それでは、ChatWorkの使い方を見ていきましょう。ChatWorkを使うのにコンタクトがいることが一番重要ですが、個人またはグループチャットを作るまたは作ってもらう、または招待してもらいましょう。招待する、してもらう際にもメール通知をオンにしておけば、すぐに返事を返すことができなかったり気づくのが遅くなっても安心でしょう。

コンタクトの追加とは、まず、IDをお互いに情報共有することが重要です。メールアドレスや名前でも検索でき、なおかつ承認することで初めてコンタクトとのチャットなどができるようになります。コンタクトが追加されれば、1と数字がついて開くとコンタクトを追加しましたと表示されます。

まれに複数のIDが表示されることもありますのでコンタクト先をよく確認してから追加するようにしましょう。

グループチャットでは、招待することも参加することもできます。グループチャットに参加する場合は、コンタクトからの招待を受けてください。またコンタクトを招待された場合にメンバーであれば送受信もできますが、閲覧者であれば、文章を送信することはできませんのでご注意ください。グループチャットでもタスクを使うことができますので是非ご活用ください。

メッセージを送信・返信する場合はチャットを開き、メッセージを入力してください。メッセージが来ている場合はチャットの横に数字が表示されます。また数字のついたチャットを開くと赤線でこの下から未読メッセージと表示されています。

ChatWorkで個人でもグループでもタスクを使用することはできますが、タスクを作成する場合は一番上から内容、マイチャットと記載されていますが、これは自分の使っている個人チャットやグループチャットでも問題ありません。どこでタスクなのか選択してください。次に期日、担当者を選択します。担当者はグループチャット内であれば選択することが可能になります。

ChatWorkでの基本的な使い方をご紹介してきましたが、基本的な使い方に慣れてきたら、応用してみましょう。グループチャットする際や会社内外でのお知らせする際にも使うことができますので使い方を覚えましょう。

グループチャットではTOを使うことで誰に返事を返しているのかわかるようになりますので、グループチャットを使用する際はぜひ活用してみてください。2人以上でも使えます。そして、そのチャット内で返事を返す場合は一回で何度もTOを使うことができます

ChatWorkで相手のメッセージを引用するには、チャット画面をタップし引用をタップしましょう。引用したメッセージなどを送ることができます。引用された文章は文章の左側に縦の棒線が入るようになっています。引用することができるのはChatWorkならではの機能です。

ミュート機能とは、TOや返信、タスクなどの自分宛てのメッセージは通知されなくなります。ミュート機能は個人でもグループでも設定することができます。グループの歯車マークをタップすると個人でもグループでも通知するかしないか選ぶことができ、通知しないとするとミュートされている状態になります。

チャットを既読から未読に戻す方法もあります。チャットを選択し、未読ボタンをタップすると未読に戻すことができます。既読の際には表示されませんのでご注意ください。

重要なことをお知らせする際には文章を装飾することができます。[info][title]タイトル[/title]本文[/info]のように文章を打ち込むと画像の上の画面のようになります。テキストに色付け・太字にすることはできませんが罫線や囲み枠、文章やチャットの概要の中に画像や写真を挿入することもできます。他にも色々な装飾をすることができます。

ChatWorkを使う上で便利な機能がショートカットです。これは、個人的な設定は出来ず、全てChatWork内で使えるショートカットが決まっていますのでご注意ください。ChatWorkのショートカットを見る場合はパソコンからChatWorkを開き、ショートカット一覧を閲覧するか、公式ホームページを閲覧してみましょう。

ChatWorkで使用するショートカットを覚えておけば効率も上がるので覚えておきましょう。

ChatWorkの使い方を基礎から応用まで様々な方法をご紹介してきましたが、会社員の方でもフリーランスの方でも誰でも使うことのできて格安のプランもChatWorkの魅力の一つでもあり、ChatWorkを利用していけば人脈も広がり、そして仕事をまとめてChatWorkで管理していくことが会社やフリーランスで活躍していく上で円滑に仕事ができるChatWorkを是非利用してみてください。