Gmailには、意外に便利な自動返信機能があります。この機能を設定しておくと、すぐに応答できない時でも、Gmailが自動で返信してくれるのです。設定方法も簡単でそれほど手間ではないので、この機会に覚えて使ってみましょう。
無料でメールアドレスを持つことができるGmailは、仕事やプライベートでも多くの人に使われています。そんなGmailですが、意外に使われていない機能のひとつに自動返信機能があります。
Gmailの自動返信機能を設定しておくと、すぐ応答できない時でも自動で送信者にメールを返信し特定のメッセージを通知してくれるので、効果的に使用すれば大変便利な機能です。
送信者がGmailでなくても問題ありません。
では、どんな場面で使用すると良いのでしょうか。
例えば、休暇中はGmailをチェックしないことがあります。
こんな時、Gmailの自動返信機能を設定しておくと、すぐに返信ができないことをGmailが自動で返信してくれるので、応答出来ない時でも安心です。
Gmailの自動返信機能を設定していなければ、休暇明けまで何も応答できず、Gmailには未読のメールだけが溜まっていくことになります。
送信者の立場になってみると、Gmailの自動返信メールがあるだけで、あなたの印象がだいぶ違ってくることでしょう。
早速Gmailの自動返信機能の設定方法をご紹介します。
Gmailを開き、右上の”歯車”をクリック、”設定”をクリックするとメール設定の全般タブが表示されます。
Gmailで何か設定を変更する時には、ここから入るのが基本になります。
Gmailの設定画面が開いたら、全般タブの画面を一番下までスクロールすると、不在通知の設定をする項目があります。
ここで、”不在通知ON”にチェックし、開始日と自動返信メールの件名と内容を入力して変更を保存すれば完了です。
オプションで終了日を指定したり、Gmailの連絡先に登録されているユーザーのみに返信するようにしたり設定することもできます。
Gmailで不在通知を設定中は、画面の上部に黄色く表示が出ているのですぐにわかります。
不在通知を解除する時は”今すぐ終了”をクリックするだけでもとに戻るので手間もかかりません。
また、設定時と同様に、全般タブから”不在通知OFF”をチェックして変更を保存しても解除できます。
取引先ごとに自動返信の内容を変えたい時もあるでしょう。
そんな時は返信定型文とフィルタを設定することで解決できます。
まず、先程と同様にGmalを開き、画面右上の歯車から設定画面を開きます。
”詳細設定”のタグを開き、”返信定型文(テンプレート)”を探し、”有効にする”にチェックを入れ変更を保存します。
筆者の環境では、初めに開いた時は返信定型文の項目が一番下にありましたが、有効にしたら上に表示されるようになりました。
返信定型文を有効にしたら、自動応答用のメッセージを作成します。
Gmailの新規メッセージを作成する画面を開き、メッセージが作成できたら、画面右下の点が縦に3つ並んだアイコンをクリックし、”返信定型文”、”返信定型文を作成”をクリックします。
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