Gmailの自動返信機能で不在通知を送る!休暇など応答できない時に便利!

Gmailには、意外に便利な自動返信機能があります。この機能を設定しておくと、すぐに応答できない時でも、Gmailが自動で返信してくれるのです。設定方法も簡単でそれほど手間ではないので、この機会に覚えて使ってみましょう。

Gmailの自動返信機能で不在通知を送る!休暇など応答できない時に便利!のイメージ

目次

  1. 1Gmailの自動返信機能とは
  2. 休暇中などメールを返信できない時に自動応答してくれる
  3. 2Gmailの自動返信機能の設定
  4. メール設定から全般タブを表示する
  5. 不在通知の設定をする
  6. 不在通知を解除する場合
  7. 3Gmailで返信定型文とフィルタを使い自動返信する
  8. 返信する定型文を作成する
  9. 返信定型文を使いフィルタを設定する
  10. フィルタを使い自動返信する
  11. 4Gmailの自動返信機能で不在通知を送ってみよう
  12. Gmailの記事が気になった方にはこちらもおすすめ!

Gmailの自動返信機能とは

無料でメールアドレスを持つことができるGmailは、仕事やプライベートでも多くの人に使われています。そんなGmailですが、意外に使われていない機能のひとつに自動返信機能があります。

不在時にGmailで自動返信されるパソコンのイメージ

Gmailの自動返信機能を設定しておくと、すぐ応答できない時でも自動で送信者にメールを返信し特定のメッセージを通知してくれるので、効果的に使用すれば大変便利な機能です。
送信者がGmailでなくても問題ありません。

休暇中などメールを返信できない時に自動応答してくれる

では、どんな場面で使用すると良いのでしょうか。
例えば、休暇中はGmailをチェックしないことがあります。
こんな時、Gmailの自動返信機能を設定しておくと、すぐに返信ができないことをGmailが自動で返信してくれるので、応答出来ない時でも安心です。

休暇中のイメージ写真

Gmailの自動返信機能を設定していなければ、休暇明けまで何も応答できず、Gmailには未読のメールだけが溜まっていくことになります。
送信者の立場になってみると、Gmailの自動返信メールがあるだけで、あなたの印象がだいぶ違ってくることでしょう。

Gmailの自動返信機能の設定

早速Gmailの自動返信機能の設定方法をご紹介します。
 

メール設定から全般タブを表示する

Gmailを開き、右上の”歯車”をクリック、”設定”をクリックするとメール設定の全般タブが表示されます。
Gmailで何か設定を変更する時には、ここから入るのが基本になります。

gmailの画面

不在通知の設定をする

Gmailの設定画面が開いたら、全般タブの画面を一番下までスクロールすると、不在通知の設定をする項目があります。
ここで、”不在通知ON”にチェックし、開始日自動返信メールの件名内容を入力して変更を保存すれば完了です。

Gmailの不在通知の設定画面

オプションで終了日を指定したり、Gmailの連絡先に登録されているユーザーのみに返信するようにしたり設定することもできます。

不在通知を解除する場合

Gmailで不在通知を設定中は、画面の上部に黄色く表示が出ているのですぐにわかります。
不在通知を解除する時は”今すぐ終了をクリックするだけでもとに戻るので手間もかかりません。

自動返信の解除画面

また、設定時と同様に、全般タブから”不在通知OFFをチェックして変更を保存しても解除できます。

Gmailで返信定型文とフィルタを使い自動返信する

取引先ごとに自動返信の内容を変えたい時もあるでしょう。
そんな時は返信定型文とフィルタを設定することで解決できます。

返信する定型文を作成する

まず、先程と同様にGmalを開き、画面右上の歯車から設定画面を開きます。

Gmailの設定画面

詳細設定”のタグを開き、”返信定型文(テンプレート)”を探し、”有効にする”にチェックを入れ変更を保存します。
筆者の環境では、初めに開いた時は返信定型文の項目が一番下にありましたが、有効にしたら上に表示されるようになりました。

詳細設定の画面

返信定型文を有効にしたら、自動応答用のメッセージを作成します。
Gmailの新規メッセージを作成する画面を開き、メッセージが作成できたら、画面右下の点が縦に3つ並んだアイコンをクリックし、”返信定型文”、”返信定型文を作成”をクリックします。

返信定型文の作成画面

Gmailでは、返信定型文を複数作成できますので、用途に応じて適当な名前をつけてOKをクリックします。

Gmailの返信定型文の名前作成画面

返信定型文を使いフィルタを設定する

Gmailでフィルタ設定する時は、自動返信機能の設定と同様に、Gmailを開いた後、右上の”歯車”をクリック、”設定”をクリックします。

gmailの設定画面

フィルタとブロック中のアドレス”のタブを開き、”新しいフィルタを作成”をクリックします。

Gmailの設定画面

フィルタをかける条件を入力して”フィルタを作成”をクリックします。
例えば、A社の担当であるB氏からのメールに関してのみ、この定型文で応答したいという時は、From欄にB氏のメールアドレスを入力すればOKです。

フィルタの設定画面

返信定型文を送信”のチェックボックスにチェックを入れ、”返信定型文”を選択し、先程作成した定型文の名前(この画面では”あ”となっています)をクリックします。
最後に”フィルタを作成”をクリックすれば完了です。

フィルタの設定画面

フィルタを使い自動返信する

これでGmailのフィルタ設定は完了しました。
フィルタの条件に合ったメールを受信した時には、Gmailで作成した返信定型文で不在通知の応答ができます。

ThumbGmailのフィルタ設定方法!自動振り分けや複数条件・複数アドレスの設定方法は?
Gmailには届いたメールを条件付けして自動で振り分けたり、転送したりできるフィルタという機...

Gmailの自動返信機能で不在通知を送ってみよう

このように、意外に簡単にGmailの自動応答メールを送信する設定ができます。
Gmailを日常的に使用している方は、次の休暇で自動返信機能を使った不在通知を送ってみましょう。

自動返信機能を設定している画像

Gmailの記事が気になった方にはこちらもおすすめ!

ThumbGmailのアーカイブ機能とは?使い方やブロックとの違い・戻す方法を解説!
Gmailのアーカイブ機能とはメールの整理に役立つ機能です。Gmailでアーカイブしたメール...
ThumbGmailの送信予約方法!時間指定して自動でメール送信するタイマー機能とは?
メール作成後、すぐに送信することが多いGmailですが、予約機能のアドオンを追加するだけで、...
ThumbGmailのメール翻訳機能!自動翻訳やスマホでの翻訳について解説!
海外の方とメールのやり取りされている方にとって労力を要する翻訳ですが、Gmailには届いたメ...
ThumbGmailのスヌーズ機能とは?あとで対応したいメールを再通知させる!
Gmailのスヌーズ機能とはどういったものなのか、またスヌーズ機能の使い方や解除方法をご紹介...
ThumbGmailのパソコンでの使い方!便利な機能を紹介!
パソコンからGmailを様々な機能の使い方や受信ボックスのカスタマイズ方法、ラベル機能を紹介...

関連するまとめ

Noimage
この記事のライター
長谷川