Zoomの待機室機能とは？設定方法やミーティングでの便利な使い方を解説！

Zoomの便利機能の一つに、待機室があります。

ZoomはミーティングIDや参加用URLがあれば、参加者はZoomアカウントなしでも簡単に参加できるメリットがあります。しかし、この使い勝手の良さは、セキュリティ面でのリスクもはらんでいます。万が一、ミーティングIDや参加用URL流出してしまった場合は、部外者が入り込んでしまう可能性がとても高くなるのです。

Zoomは無料プランでも最大100名の入室が可能なので、一人ぐらい参加者の中に部外者が紛れ込んでしまっても、ホストにも把握しきれない場合があります。そのようなセキュリティ面でのリスクを軽減させる効果のある機能が待機室です。

この記事では、Zoomでミーティングを主催するのであれば、絶対に欠かせない便利機能の一つである、待機室とはどのようなもので、待機室の使い方とはどのようなものかを詳しく解説します。

Zoomの待機室とは、参加者がZoomのミーティングルームに入室する前に、待機するための場所のことです。

待機室を設定しているミーティングの場合は、参加者は参加用URLをクリックしたり、ミーティングIDを入力したりしても、すぐにミーティングルームに入れません。すべての参加者は、一旦待機室へ入り、ホストから入室を許可されるのを待ちます。

待機室の機能を使うことで、ホストはZoomのミーティングルームでの会議を始める前に、関係のない人が紛れ込んでいないかどうかを事前にチェックできます。

ホストは入室を許可する前に、待機室で待機している参加者の名前をチェックできます。不審な参加者がいる場合は、待機室からホストが削除できます。

Zoomでは待機室の機能があることで、怪しい参加者がいる場合は、ミーティングルームに入る前にシャットアウトできます。より安心してZoomで会議を開くための便利機能です。

Zoomは月額2,000円からの有料プランと、完全無料で利用できる無料プランがあります。有料プランと無料プランは当然利用できる機能に差があります。しかし、待機室の利用は有料プランと同じように無料プランでも利用できます。

無料プランでZoom会議を利用する場合は、3人以上のミーティングに40分までの時間制限があります。しかし、40分以内で終わるミーティングを開催する場合は、無料プランでも待機室を活用して、怪しい人がミーティングルームに入り込まないようにしっかりとチェックしましょう。

Zoomの待機室では、すべての参加者に対して待機室を設定することもできますし、特定の参加者に対してだけ待機室を設定することもできます。Zoomで待機室を設定できる対象者を詳しく解説します。

Zoomでは特にグループ設定などを行っていない場合は、ホストが待機室の利用を設定した場合は、参加者全員に対して待機室でまずは待機するように設定されています。

参加者全員を待機室で待機するように設定した場合は、すべての参加者が待機室へいったん入室して、ホストから入室許可が降りるまではミーティングルームへ入れません。

Zoomでのゲスト参加者とは、Zoomアカウントを作成せずにZoomミーティングに参加している参加者と、Zoomアカウントは取得していても、ホストのアカウントにユーザー登録されていない参加者です。

Zoomアカウントを作成していない参加者や、ホストとの日常的な繋がりのない参加者は、待機室で確認を受けてからミーティングへ参加する設定方法です。

Zoomの有料プランでは、ユーザーグループを設定できます。ユーザーグループでは、興味関心や仕事の内容などでユーザーをグループ分けできます。

有料プランを利用して、ユーザグループを設定しているのであれば、待機室に誘導する参加者を、特定のグループに設定することも可能です。

Zoomで実際に待機室を利用する場合の使い方を詳しく解説します。

Zoomで待機室を利用するために、Webのマイページで事前に待機室を利用できるように設定しなければいけません。まずは上記のリンクからマイページへサインインしましょう。

Zoomのマイページでサインインしたら、左サイドバーの「設定」を開いて、画面を下にスクロールします。スクロールしていくと「待機室」があります。「待機室」をオンに設定すると、Zoomミーティングを開催する時に待機室を利用できるようになります。

Zoomミーティングを開催して、参加者を待機室からミーティングルームへ入室を許可する方法を解説します。

ミーティングを始めて、参加者が待機室に入室すると、Zoomミーティングの画面に、待機室への入室者がいることが表示されます。「待合室を確認」をクリックしてみましょう。

すると上記の画像のように、待機室に入室しているメンバーが表示されます。こちらからミーティングルームへの入室の許可を出していきます。

参加者に一人ずつミーティングルームへの入室を許可する方法は次のとおりです。

入室の許可を出す参加者の名前の上にマウスカーソルを乗せます。すると「許可する」と「削除」が出ます。ミーティングルームへの入室を許可する場合は「許可する」を、招待した覚えがない人物が紛れ込んでいた場合は「削除」をクリックしましょう。

全員に対して待機室からミーティングルームへの入室を許可する場合は、待機室の「全員の入室を許可する」をクリックするだけで大丈夫です。

いったん、待機室からミーティングルームに入室させた参加者を、待機室へ移動させることもできます。

ミーティングルームから待機室へ移動させたい参加者がいる場合は、Zoomミーティングの画面上でマウスカーソルを動かします。すると画面の下に、Zoomのメニューが開くので「参加者」をクリックします。

参加者の一覧が表示されたら、待機室で移動させたい参加者の名前の上にマウスカーソルを置きます。「詳細」と出てくるのでクリックします。表示されたメニューの中に「待機室へ送る」があるのでクリックします。するとその参加者は待機室で送られます。Zoomミーティングから削除したい場合は、待機室から削除できます。

Zoomの待機室はカスタマイズもできます。こちらではカスタマイズする方法を解説します。

Zoomの有料プランを利用している場合は、待機室のカスタマイズができます。無料プランでは残念ながらカスタマイズはできません。

Zoomの有料プランでカスタマイズできる内容とは、待機室に表示されるロゴの画像とタイトル、説明文です。通常は待機室に入ると真っ黒の画面に定型文が表示されます。

しかし、カスタマイズすることで、ミーティングのタイトルやミーティングの内容などを待機室で参加者に伝えることもできます。Zoomの有料プランを利用している方はぜひ、待機室のカスタマイズもしてみましょう。

この記事ではZoomでミーティングを主催するのであれば、絶対に活用したい便利機能である待機室とはどのような機能で、どのような使い方をすればいいのか解説してきました。Zoom爆撃などのスパム行為が問題になっています。

待機室を活用して入室する人をしっかりと確認してからミーティングを始めれば、スパム行為も心配ありません。Zoomの待機室の機能はとても便利な機能なので、ぜひ活用して、参加者が安心してZoomミーティングへ参加できるように、環境を整えましょう。