Thunderbirdのメール自動振り分け設定！メッセージをフォルダに仕分けるには？

メールの交換や振り分けは、私たちが日々行うことです。特にビジネスで国内外のクライアントと連絡を取り合うことは欠かせない仕事の一部であり、メールを振り分け整理をすることは、クライアントとの友好な関係を保つためには欠かせないことです。多くのユーザーがThunderbirdメールソフトを使用していますが、その理由はThunderbirdメールソフトがフィルタリング処理機能を搭載していることにあります。

フィルタリング処理機能によって、Thunderbirdは迷惑メールの削除を学習しながら最終的にすべての迷惑メールをブッロクしてくれます。Thunderbirdメールソフトの売りはこのフィルタリング処理機能です。しかしフィルタ、つまり振り分けしたいメールは迷惑メールだけではありません。

受信トレイに送信される大半の電子メールは大切なものなので、それらをフォルダに仕分け、整理し、閲覧し易くすることも大切な振り分けです。しかし受信トレイに溜まったメールを手動でフォルダに仕分け、振り分けるのは大仕事です。

幸いThunderbirdにはメール自動振り分け機能が備わっていますので手動でフォルダにメールの振り分けをする必要はありあせん。すべて自動で振り分けを行ってくれます。これから、Thunderbirdの自動振り分けをどのように設定し、メールの振り分けを実行できるのかを説明します

Thunderbirdのメール自動振り分け機能を使って、電子メールの仕分けと振り分け、また整理を行うため、これから設定を行います。電子メールの仕分けと振り分けをするためには、Thunderbirdにフォルダを作成する必要があります。

今から電子メールの仕分けと振り分けを自動で行うのに必要なフォルダの作成方法を説明します。Thunderbirdを立ち上げ、トップ画面の右上にある「メニュー」アイコンを選択します。そして表示されるメニューから「新規作成」→「フォルダ」へと進みます。

メールの振り分けに必要な「新しいフォルダ」の作成画面が立ち上がりますので、受信者名を入力し、「フォルダを作成」を選択します。ここでは例として「Scotte」と入力します。「Scotte」が受信トレイに追加されました。

メールの仕分けと振り分けを自動で行うのに必要なフォルダが作成されましたので、メールの振り分けを行うために作成したこのフォルダに「メール自動振り分け」つまりメッセージフィルタの設定を行います。まずは振り分けに必要なThunderbirdのフィルタの設定から行います。

メール振り分けに必要なフィルタの設定を行うため、Thunderbirdを立ち上げます。Thunderbirdトップ画面右上にある「設定」アイコンを選択し、「添付ファイル」→「メッセージフィルタ」→「メッセージフィルタ」へと進みます。

Thunderbird「メッセージフィルタ」画面の「対象アカウント」ボックスをクリックし、自動振り分けをしたい「対象アカウント」を選択します。その後、右メニューにある「新規」を選択します。メールの振り分けを行うのに必要な「フォルダの設定」画面が立ち上がりますので、先ほどメール振り分けのために作成したフォルダー名を入力します。

次に、メールの振り分けに必要な「フィルタを適用するタイミング」項目にある、「新着メール受信時」にチェックを入れ、「手動で実行する」のチェックを外します。最後に「新着メール受信時」の右横にあるプルダウンから「迷惑メール分類語に実行」を選択します。これでメールの振り分けをするために必要なThunderbirdのフィルタの設定が完了しました。

メールの振り分けに必要なThunderbirdのフィルタの設定が済んだら、次はメールの振り分けをするため、Thunderbirdのフィルタの条件を指定します。先ほどのThunderbird「フィルタの設定」画面に戻ります。振り分けのための「条件」の項目欄には、2つのプルダウンに選択できるフィルタの条件が表示されています。

その中から自分の目的に沿った振り分けの条件を選択します。今回は例として、「Scotte」氏からのメールを振り分けすること目的としますので、「差出人」と「に含む」を選択します。メール入力画面に差出人Scotte氏のメールアドレスを入力します。

仕分けと振り分けのための条件は「すべての条件に一致」にして、チェックを入れます。差出人の電子メールアドレスを入力した入力ボックスの横にある「＋」をクリックすると振り分けの条件を増やすことができます。振り分けの条件を減らしたい場合は「－」をクリックします。増やした振り分けの条件を削除できます。

続いて振り分け先のフォルダの指定を行います。メールの振り分けのため「以下の動作を実行する」項目欄の最初のプルダウンにあるメニューの中から「メッセージを移動する」を選択し、その次のプルダウンに先ほどフォルダーを作成した差出人のScotte氏を指定します。

Thunderbirdのフィルタの設定画面で振り分けに必要なすべての入力を行ったら「OK」を選択します。これで振り分けに必要なフィルタの設定が完了します。「メッセージフィルタ」画面にフォルダ名Scotteが有効になっていることが確認できます。

すでに受信しているメールを仕分け、振り分けたい場合は、「メッセージフィルタ」画面下部にある3つの項目の中から「今すぐ実行」を選択します。振り分けのためにフィルタ設定で行ったScotte氏の条件に合うメールが全て仕分けされます。

受信される電子メールには、友達、クライアント、家族などから送信されたものが多くあります。友達、クライアント、家族は1つのグループなので、グループを作成し、送信者をグループに振り分けすれば、さらに受信トレイを分かりやすく、見やすく、また良く整理された状態に保つことができます。Thunderbirdはメール振り分けをこのようなグループごとに設定することも、追加することができます。

メールの振り分けをグループごとに設定し、追加するため、メールの振り分けを行うために既に設定したフィルタとは別に、メールの振り分けを行うため、違う条件のフィルタを追加する必要があります。

メールの振り分けをグループごとに設定し、追加するため、ここでは「クライアント」を例に取り上げます。差出人が全て自分のクライアントの場合、別フォルダ「クライアント」にメールを振り分け、そのフィルタを追加します。

メールの振り分けを行うため、Thunderbirdを立ち上げ、「メニュー」→「添付ファイル」→「メッセージフィルタ」の順に進み、振り分けを行う「メッセージフィルタ」画面を立ち上げます。「フォルダ名」のボックスに「クライアント」と入力します。メール振り分けの対象となる送信者を登録するため、右メニューから「新規」を選択します。

「いずれかの条件に一致」にチェックを入れ、メール振り分けの対象となる送信者であるクライアントのメールアドレスを「＋」アイコンを押しながら追加し、入力します。

Thunderbirdのメール振り分けの設定は、恒久的なものではありません。例えば、友達やクライアントがメールアドレスを変えて、新しいメールアドレスを使い始めることがあります。またビジネスが拡大し、取引先やクライアントが増えることもあります。

その際、Thunderbirdのメール振り分けの設定を変更し、変化する状況に対処する必要が生じます。メールを振り分ける対象もそれによって変化することになります。これからThunderbirdのメール振り分けの設定を変更する手順を説明します。

Thunderbirdのメール振り分けの設定を変更するため、まずThunderbirdを立ち上げ、「メニュー」→「添付ファイル」→「メッセージフィルタ」の順に進み、メール振り分けの設定を変更する「メッセージフィルタ」画面を立ち上げます。

「メッセージフィルタ」画面に表示されているフィルタの中から編集したいフィルタを選択し、新しいメール振り分け対象者の新規登録を行うため、右メニューにある「編集」を選択します。

メールの変更、また新しいメール振り分け対象者の新規登録を行うため、「条件」項目欄にあるメール入力ボックスに、メール変更の必要なフィルタ、また新しいメール振り分け対象者のメールアドレスを入力し、「OK」を選択します。これで振り分けの変更が適用されます。

ビジネスを縮小した結果、取引先やクライアントの数が減り、メール振り分けの対象から外したり、また友情に亀裂が入り友達とのメールでの交流を一時停止したりすることがあります。そのような場合、Thunderbirdのメール振り分けの設定を削除、または振り分けの停止をする必要が生じるかもしれません。これからThunderbirdのメール振り分けの設定を削除と停止方法をそれぞれ順に説明します。

まずThunderbirdのメール振り分けの設定を削除する方法を説明します。Thunderbirdを立ち上げ、「メニュー」→「添付ファイル」→「メッセージフィルタ」の順に進み、「メッセージフィルタ」画面を立ち上げます。

「メッセージフィルタ」画面に表示されているフィルタから、削除したいフィルタを選択し、右メニューの「削除」を選択します。これでフィルタは削除されます。

続いて、Thunderbirdのメール振り分けの設定を停止する方法を説明します。Thunderbirdを立ち上げ、「メニュー」→「添付ファイル」→「メッセージフィルタ」の順に進み、「メッセージフィルタ」画面を立ち上げます。「メッセージフィルタ」画面に表示されているフィルタから、停止したいフィルタのチェックを外します。これでフィルタが停止されます。

Thunderbirdのメール振り分けを試みたものの、うまく行かないというユーザーからの苦情が上がることがあります。振り分けのため、フォルダの作成、メッセージフィルタの設定、振り分け先のフォルダ指定、フィルタが有効になっていることの確認など、今回取り上げた全てのことを行った後でさえ、振り分けができないことがあるようです。

Thunderbirdのメール振り分けができない場合、考えられる原因は3つあります。1つ目はメールアドレスが正しく入力されていないこと、2つ目はメールアドレス入力の際に余分な空白が入っていること、そして3つ目はフィルタが無効になっていることです。

Thunderbirdのメール振り分けができない場合の原因として考えられる1つ目は、メールアドレスが正しく入力されていないことです。インターネットユーザーが増えることに伴い、メールアドレスもますます多様化し、複雑になる傾向にあります。これは避けられないことです。

メールアドレスは人の指紋と同じで、自分と同じメールアドレスを所持している人はこの世に1人もいません。ですから1字といえ間違って入力すれば、当然フィルタ設定をしても、うまくメールの振り分けをすることはできません。

クライアントや友達に聞いて今一度確認し、Thunderbirdのメール振り分け設定を試してください。

Thunderbirdのメール振り分けができない場合の原因として考えられる2つ目は、メールアドレスの入力の際に、余分な空白が入っていることです。1つの要因はメールアドレスが名字と名前で構成されている場合、英文字入力モードでメールアドレスを入力する時に、意図せずに、名字と名前の間に半角の空白を挿入してしまうことです。

もう1つ考えられる要因は、スマホの予測変換機能です。予測変換機能とは、何文字かを入力すると、過去の履歴を元にして、関連する単語や語句を候補として表示する機能のことです。

この機能を使ってメールアドレスを入力すると、選択した文字の後ろ、または文字と文字の間に半角スペースが自動的に挿入されてしまい、それに気づかずにフィルタ設定をすると、メールアドレスが認識されないので、メールの振り分けをすることはできません。

Thunderbirdのメール振り分けができない場合の原因として考えられる3つ目は、Thunderbirdのフィルタが無効になっていることです。「メッセージフィルタ」画面にフィルタが表示されていますが、そこにチェックが入っているかどうかを確認する必要があります。

チェックが外れていれば、当然、Thunderbirdのメール振り分けを行うことはできません。今一度確認してください。

Thunderbirdの受信メール振り分け機能は、受信トレイの整理整頓と見栄えの良さを促進し、さらに振り分けによって大切な受信メールのチェックと返信を素早く行えるので時間の節約にも役立ちます。ぜひ、Thunderbirdで受信メールを振り分け機能を最大限に活用しましょう。