Office365のOutlookでのメールテンプレートの作成方法！便利な使い方も解説！

Outlookのテンプレートと言われてもテンプレートって何だってなる方もいらっしゃるかと思います。まずはOutlookのテンプレートとは何かについてご紹介していきます。

Outlookとは企業や学校などがメールやスケジュール調整を行うためのExchange Serverのクライアントとなっています。Exchange Serverを利用せずにインターネット上のクライアントや連絡先の管理ソフトとして利用する事もできますが、ソフトとして重たいだけなので非効率になってしまいます。

Exchange Serverとは、Microsoftが提供しているサーバーソフトウェアの1つでグループウェアの機能を統合的に管理しています。主にメール、カレンダー、タスク表、共有フォルダの管理といった機能があります。

テンプレートとはその名の通り基本となる文章や文言を作成しておく機能です。例えば仕事で日々業務の日報を送る必要があるとき、文頭や文末が同じ場合や送信宛先が同じ場合、テンプレートとして用意しておくとテンプレートを読込むだけでその文頭と文末や送信宛先が表示されるようになります。

文頭と文末が表示されると中間文章のみ書きかえるだけ日々の日報が作成できますので、日々同じ文章を書く必要がなくなります。こういった形でテンプレートをうまく活用する事で作業の効率化を図ることが出来ます。

ここからは実際にOutlookのテンプレートの作成方法についてご説明していきます。

Outlookのテンプレートを作成すると「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」の中に保管されるようになります。Outlookのテンプレートを使用する場合には「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」から読込むようになります。では、Outlookのテンプレートを読込む方法をご説明していきます。

ホーム > 新しいアイテム > その他アイテム > フォームの選択を選択してください。

フォームの選択という画面が表示されます。「フォルダーの場所」から「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択してください。テンプレートとして登録されている一覧が表示されるので、読み込みたいテンプレートを選択して開くを押してください。

以上がOutlookのテンプレートの読み込みの方法となります。

では、Office365でのテンプレートの作り方をご説明していきます。

新しい電子メールを選択するとメッセージの画面が表示されます。その画面で宛先、件名、内容を作成します。

ファイル > 名前を付けて保存を選択すると保存先を選択する画面が表示されます。ここで「ファイルの種類」を「Outlook テンプレート」を選択して保存をしてください。これでテンプレートが保存されます。

Office365でテンプレートを作成した場合の保存先はOffice365の初期設定として「c:\users\ユーザー名\appdata\roaming\microsoft\templates」が選択されています。特に変更したい理由が無いようでしたらそのままの保存先で問題ありません。

以上がOffice365でのテンプレートの作り方になります。

テンプレートとは別に署名を作成している方はテンプレートの中に署名を入れないように注意する必要があります。署名を作成している場合はテンプレートとは別に署名が付加されるので、テンプレートにも署名があると二重で署名が表示されます。

二重署名にならないようにテンプレートには署名を入れないようにしましょう。

これまではOutlookでのテンプレートの作成の仕方及び利用方法についてご説明してきました。ここからはテンプレートを利用するにあたっての便利な機能についてご紹介していきます。

Outlookでテンプレートを読込む際に上記で説明したとおりに比較的複雑な場所に読み込みに行く必要があります。これを簡単に読み込む方法がクイック操作となります。このクイック操作をうまく活用するとすぐにテンプレートを読み込むことが出来るようになります。

ホーム > （クイック操作グループ内にある）新規作成 を選択してください。

「クイック操作の編集」という画面が表示されます。ここで追加したい操作を設定する事で様々な操作をボタン一つで読み込むことが出来るようになります。

アクション選択の中に様々な操作の一覧が表示されています。その中から設定したい操作を選択してください。また、操作の名前も任意でつけることができるので、自身の分かりやすい名前で作成することが出来ます。

次にテンプレートをタスクバーに追加しておく方法をご説明していきます。定型文を頻繁にメールで送信する方はタスクバーに追加しておくと便利です。

まずは上記で説明した手順でテンプレートを作成してください。

パソコンの画面一番したに表示されているタスクバーの上で右クリックをしてください。ツールバー > 新規ツールバー を選択してください。フォルダーを選択する画面が表示されるので、その画面から作成したテンプレートを選択するとタスクバーに追加する事が出来ます。

クイック操作機能の1つにテンプレートを呼び出せるようにして、複数の宛先に一斉に送信させることができます。

ホーム > （クイック操作グループ内にある）新規作成 を選択してください。

アクションの「アクションの選択」から『メッセージの作成』を選択してください。選択すると宛先を選ぶボックスが表示されるので、テンプレートにしたい宛先を選択してください。入力を終えて最後に「完了」でクイック操作のテンプレート作成ができます。

メッセージをコピーして、クリックボードペーストをすることで新規メッセージに一瞬で内容を張り付ける方法をご説明していきます。

まずは、メールに記載したいメッセージをコピーしてください。

Outlookのメールボックスにある受信トレイを選択してください。

「Ctrl + V」を押下することでテキストがクリップボードにある状態だと、クリップボードのメッセージが新規メッセージの本文に自動的に貼り付けられます。この方法はテキストだけでなくファイルコピーでも同様の操作が出来ます。ファイルの場合であればクリップボードのファイルが自動的に添付されます。

この様にメッセージをコピーで貼り付けることによって、宛先、件名、本文の肉付けでメール作成できるのでメール作成の効率化を図ることが出来ます。

メールを送信する時、ついつい件名を入れ忘れて、気づかずにそのまま送信してしまうといった経験はないでしょう。そういった場合の件名の入れ忘れを防ぐためのマクロ作成の方法をご説明していきます。

マクロを作成するにあたって、Visual Basic macro editorを利用します。これはMicrosoft Office製品に付属にほとんど付属されています。このVisual Basic macro editorを起動してください。

起動すると左側に配置されたツリービューの中に「ThisOutlookSession」があるので選択してください。

上記マクロをエディターにコピー＆ペーストしてください。ペーストできたら、保存してVisual Basic macro editorを閉じると次から件名を忘れた際に『件名が入力されていません。そのまま送信しますか？』といったメッセージが表示されるようになります。

今回はOutlookのテンプレート機能についてご紹介してきました。テンプレートと一言にいっても、本文内容のテンプレート化や複数宛先のテンプレート化など様々な所でテンプレートができます。目的に合ったテンプレートを作成できるので、ご自身の使い勝手の良いようにOutlookのテンプレート機能を是非利用してみてください。