Dropbox Paperとは？使い方まとめ！便利なおすすめ機能も紹介！

Dropbox Paperというサービスをみなさんご存知でしょうか？Dropboxは聞いたことや、利用したことがある方は多いと思いますが、本記事ではDropboxに付随しているDropbox Paperという機能をご紹介していきます。

本記事冒頭の本章ではDropbox Paperとはどういったアプリなのか、またDropbox Paperに対応しているデバイスなどをご紹介していきます。

Dropbox Paperはクラウド上でドキュメントを作成するために開発されたクラウドアプリです。Dropboxアカウントを持っているユーザーであれば、誰でも無料で利用することが可能です。

Dropbox Paperはクラウドサービスなので、クラウド上で複数人のメンバーが必要のドキュメントを同時に作成できるという特徴があり、アプリをインストールしておけばオフラインでも利用することが可能です。

英語と日本語など複数の言語で行われる会議などで、同時進行でそれぞれの言語に分けながら議事録を作成することも可能で、現在"Google Document"やOffice Online"同様、注目を集めているクラウドサービスアプリです。

前述しましたが、専用のアプリをインストールすることでオフラインでも利用することができます。オフラインとはネット接続不要で利用できるサービスを指します。オフラインモードを利用することで、ネット環境に左右されずにDropbox Paperの閲覧、修正などが可能になります。

Dropbox Paperのインターフェース、操作性は独自性が強く"Google Document"やOffice Online"に慣れているユーザーにとっては、Dropbox Paperの使い方に最初は戸惑うかもしれません。

ですが、使い方は至ってシンプルでドキュメント作成を行いながら、画像や動画の挿入が可能でミーティングの議事録作成をすることに特化したクラウドサービスアプリであると言えます。

前述した通り同種のサービスを提供しているクラウドアプリは"Google Document"や"Office Online"です。これらのクラウドアプリサービスとは、どういった使い方の違いがあるのかを確認したい方は、下記のリンクから"Google Document"やOffice Online"にアクセスして実際に操作してみてください。

・Google Documentのダウンロードはこちらから

・Office Onlineはこちらから

Dropbox Paperはスマートフォン専用のアプリをインストールすることでiOS・Androidスマートフォンからも利用することが可能です。専用のアプリをインストールしておけば、外出先でパソコンがなくても、ドキュメントの作成や議事録などをチェックすることが可能です。

Dropbox Paperのインストールは下記のリンクにアクセスしてください。

・iOS(iPhone・iPad)ユーザーの方はこちらからインストールしてください。

・Androidユーザーの方はこちらからインストールしてください。

Dropbox Paperを利用するために必要なブラウザは、Google chromeやSafari、IEなどの全てのブラウザに対応していますが、最新のバージョンにアップデートしておく必要があります。

その他スマートフォンやパソコンの動作条件、及びシステム要件は下記のDropbox Paper公式ページを参照にしてください。

本章ではDropbox Paperのアカウント作成方法をご紹介します。

Dropbox Paperのアカウントを作成する場合は、Googleアカウント、またはDropboxアカウントどちらかを作成してログインする必要があります。すでにGoogleアカウントをお持ちの方は、Googleアカウントを利用してDropboxアカウントにログインすることが可能ですので、新規にDropboxアカウントを作成する必要はありません。

Dropboxのアカウントを作成する場合、下記のリンクにアクセスしてスクリーン右上の”アカウントを作成”をクリックしてください。

Google アカウントを持っている方は"Googleでログイン”をクリックすると、Dropboxのアカウントを新規登録する必要はありません

本章ではDropbox Paperの便利なおすすめ機能をご紹介します。Dropbox Paperの便利な機能を理解すれば、よりDropbox Paperを有効的に議事録作成やドキュメント作成が可能となります。

まずDropbox Paperの大きな特徴、もっとも優れている機能のドキュメントの作成・管理ができるという点を最初に特筆します。

Microsoftで言うところのWordと遜色ない操作性の良さから、プレゼンテーション資料作成、ミーティングなどの議事録作成、クラウド上で複数人によって資料作成するのに特化したクラウドアプリサービスです。

クラウドサービスアプリという特性上、複数人で１つのドキュメントを作成する際に便利な、現在ドキュメントを作成しているメンバーの名前がDropbox Paper上で表示されます。
これで同じドキュメントや議事録上で、それぞれのメンバーの作業が重複しないように防止することが可能です。

Dropbox Paperには便利な議事録フォーマットが搭載されています。このDropbox Paperの議事録フォーマットは、議事録を作成する上で非常に優秀なフォーマットになっています。

議事録フォーマット以外にも便利なテンプレートが利用可能です。テンプレートを利用する場合は、Dropbox Paperのホームページ右側にある"テンプレートを使用して作成"をクリックしてください。下記の画像では、議事録テンプレートの位置を紹介しています。

Dropbox  Paperの議事録作成はGoogleカレンダーと連携できます。Googleカレンダーに事前にMT参加メンバーや場所、日時、議題を入力しておくとGoogleカレンダーの日付をクリックするだけで議事録に必要な情報を全て反映させることが可能です。

Dropbox Paperはクラウドアプリサービスの為、リアルタイムで仲間や同僚と情報の共有から編集までが可能です。自分以外のメンバーと共同でドキュメント作成をする場合は、画面右上の"招待"をクリックしてください。

Dropbox Paperにはドキュメント上で、共有メンバー同士でタスク管理ができる機能が搭載されています。ドキュメント上でカーソルをクリックするとメニューバーが表示されます、その中の”チェックボックス”アイコンをクリックしてください。

タスク管理機能を活用することで、チームでドキュメントを作成する際に、指示を出すことができる為、参加中のメンバーのやらなければならないTo-doリストを作成し効率的にチーム作業に当たることが可能となります。

タスク管理機能に続いて、Dropbox Paperのドキュメントにはコメント機能がついています。チームでドキュメントや議事録を作成する際に、外部アプリを利用することなく、ドキュメント上のコメント機能を利用して円滑にチーム作業を進めることが可能です。

タスクなどの項目にカーソルを合わせると、項目の横にコメント欄が表示されます。コメントを入力すると、同じドキュメント上で作業しているメンバーとチャット機能として利用することが可能です。

Dropbox Paper専用のiOS・Androidアプリをスマートフォンにインストールしておけば、ドキュメントをスマートフォンカメラでスキャンし、Dropbox Paperに保存できます。スキャンには自動補正機能が搭載されている為、歪んだ紙でも、PDFファイルなどでDropbox Paperドキュメントに簡単に貼り付けることが可能です。

Dropbox Paper専用のiOS・Androidアプリをスマートフォンにインストールしておけば、オフラインモードを利用することができます。オフラインモードを利用すれば、外出先でWi-FIやキャリア回線がない場所でも、ドキュメント作成やチームでの作業、タスクの管理など場所を問わずに作業を行うことができます。

オフラインモードが利用できるのも、Dropbox Paperの大きな特徴です。GoogleドキュメンやOnline Officeでもオフラインモードが利用できますが、データのサイズが大きいと重く感じる場合があります。それらとは違いDropbox Paperのオフラインモードは動作も早く、非常に使いやすいオフラインモードとなっています。

本記事最後の本章ではDropbox Paperの使い方をご紹介していきます。

Dropbox Paperでドキュメントを新規作成する方法からご紹介します。Dropboxにアクセスして”ホーム”タブをクリックして、画面右側の"Paperドキュメントを作成”をクリックしていください。

続いて新たに作成したPaper使い方"目次を作成する方法”をご紹介していきます。ドキュメントとは、文章の構成やプレゼンテーションにも利用されるので、目次の使い方は覚えておく非常に便利です。

目次の作成方法ですが、目次を作りたい行にカーソルを合わせて"箇条書き"リストをクリックしてください。

またDropbox Paperではコードブロックの作成も可能です。h2タグなどを利用する際に非常に便利な機能です。詳しい方法下記Dropbox Paper公式ホームページを参照にしてください。

Dropbox Paperに写真や動画、リンクの挿入機能の使い方をご紹介します。

Dropboxにはメディアリンクの挿入機能がついています。YouTubeやPinterestなど様々なメディアから動画や写真を検索して、そのままドキュメントの貼り付けが可能です。ドキュメントの検索と貼り付けは、下記画像の赤枠で囲まれたアイコンをクリックしてください。

上記アイコンをクリックすると、下記のポップアップが表示されます。お好きなメディアから写真や動画を選択してください。

Google DriveやDropboxに保存してあるデータも利用することが可能です。こういった複数のメディアから画像や動画を引用できるのも、Dropbox Paperの大きな特徴の１つです。

作成したドキュメントでプレゼンを行う方法をご紹介します。Dropbox Paperにはドキュメントをプレゼンテーション用に大きい画面に表示対応できる機能が搭載されています。

プレゼンテーションモードの使い方は、作成済みのドキュメントを開いて、画面
右上の"・・・"アイコンを選択して”プレゼンモード”クリックしてください。

プレゼンモード中にドキュメントを修正、加筆した場合、変更点の保存はできませんので注意してください。ドキュメントの修正や加筆をする場合は、必ずプレゼンモードを終了したことを確認してください。

Dropbox Paperにはタスク管理機能がついています。GoogleアカウントでDropbox Paperを利用している方は、Googleカレンダーとも同期されますので、タスク管理が簡単にできます。

タスク管理の使い方ですが、メニューバーの”タイムラインを作成"をクリックしてください。共有メンバーや日付を決めておくことで、簡単にメンションすることができます。

DropboxにDropbox Paperで作成した文書を保存する方法とはどういった手順なのでしょうか？現在のところ、DropboxにDropbox Paperで作成した文書を直接保存する方法はありませんが、下記の手順でDropboxにDropbox Paperで作成した文書を保存することができます。
 

本記事ではDropbox Paperとはどういった機能が搭載されているのか、また使い方などをご紹介しました。Dropbox PaperとGoogle onlineなど他のサービスとは、似て非なるものです。使いこなすことで、業務効率化に直結するので、本記事をよく読んでDropbox Paperを使いこなしてみてください。