Excelなどの表計算ソフトで一覧表を開くときに、ファイル形式がCSVとなっているファイルがあります。CSVとはいったいどのようなもので、Excelファイルとはどのような違いがあるのか、Excelで開くときの出力方法についてこの記事では詳しく解説します。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトでデータを扱っていると、拡張子がCSVになっている、CSVファイルが送られてくることがあります。
CSVファイルは表計算のデータの種類のはずなのに、CSVファイルを普通のやり方で開こうと思うと、うまく開けずに困ってしまうという方が少なくありません。
この記事では、CSVファイルとはどのような種類のファイルで、どうすれば安全にCSVファイルをExcelなどの表計算ソフトで開けるのか、詳しく解説します。
CSVファイルとは、拡張子が「.csv」となっているファイルです。拡張子はファイルの種類を表すために付けられるものです。拡張子が「.csv」となっているCSVファイルも、Excelなどのファイルと同じ表形式のファイル形式の1種類です。
ただし、Excelとは違い、テキスト形式で表示されているために、通常の開き方で開くと、Excelではうまく開けないので注意が必要です。
Excelとは拡張子も違うCSVファイルですが、「CSV」の意味は「Comma Separated Value」の略です。日本語に訳すと「カンマで区切った値」という意味です。
ExcelやGoogleスプレッドシートは、表がセルで区切られています。しかし、CSVファイルの場合には、セルの代わりにカンマでデータの区切りを表して、テキストとして保存されています。
そのために、表計算のデータをテキストファイルとして保存でき、メモ帳などのテキストエディタでも開ける点が大きな特徴です。
拡張子が「.csv」のCSVファイルのExcelとの違いはどのような点にあるのか、もっと詳しく解説します。
Excelファイルの拡張子は「.xlsx」ですが、拡張子が「.xlsx」のファイルは、ExcelもしくはExcelと互換性のあるソフトでしか正しく開くことはできません。無理やりメモ帳などで開くと、解読不明のわけのわからない文字列が並んでしまいます。
しかし、CSVファイルは、データそのものはテキストなので、ソフトの互換性がとても高い点が特徴です。表計算ソフトを持っていなくても、メモ帳などのテキストエディタでも開いて、データの内容の確認ができます。
違う会社や、クラウドワーカーなど、データのやり取りをしなければならない相手が、どのようなソフトを使っているのかわからないこともあります。相手がExcelを使っているかわからない場合に、互換性の高いCSVファイルでやり取りをするととても便利です。
ただし、CSVファイルはテキストデータしか保存できません。Excelでは表の装飾やグラフの作成ができます。しかし、CSVファイルで保存した場合には、装飾やグラフが保存できないので注意しましょう。
ファイルを出力する場合に、Excel形式ではなくCSVファイルで出力するべき場合とは、どのような場合があるのか解説します。
CSVファイルで出力するべき場合とは、違う種類のソフト間で同じデータをやり取りする場合です。特に、Excelとの互換性があるかわからないソフトと、同じデータを共有しなければならない時には、CSVファイルで保存したほうが安心です。
CSVファイルを利用すべき場合とは、相手がExcelやExcelと互換性のあるソフトを使っているかどうかわからない場合です。最近は、ネット上のやり取りだけで重要なデータをやり取りする場合も増えてきました。
Excelファイルで送っても、相手がデータを開けなければ意味がありません。CSVファイルで送れば、CSVならどのような環境でも開けるので安心です。
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